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企業集中采購應加強項目需求分析論證

發布時間:[2013/7/2 9:44:20]點擊:2621

企業集中采購涉及環節較多,通常關注的重點都會放在采購組織實施環節上,而缺乏前期必要的需求論證會導致采購“先天不足”。采購前期的需求分析是否充分,決定了采購方式選擇是否科學、關系到采購活動能否順利開展并實現預期目標。

需求編制

目前企業集中采購項目的需求通常由需求部門提出,需求部門先進行市場調查或者尋找潛在供應商代為出具采購需求。如此產生的需求較難對項目源頭控制。尤其是由供應商代為出具的采購需求可能存在傾向性、排他性條款或設置門檻過高的情形。而集中采購主辦部門因采購種類和品目越來越多、技術更新越來越快,對技術條款中的問題很難發現。在實際采購中,因為前期采購需求編制不合理、可行性論證不充分,會出現采購結果無效、項目被廢、需重新招標等情況,甚至會遭至供應商的質疑或投訴;或重提采購需求,延誤招標進程,增加采購成本。

需求分析

采購需求分析應按以下環節開展:

1.明確采購目標。需求部門應提出希望通過項目來實現的目標,包括近期目標和中長期目標。而需求部門通常考慮的是近期目標而忽略了中長期目標,從而為產品采購持續投入以及采購方式的選擇埋下了“隱患”。

2.分析所需功能。所需功能是對采購目標的具體化,需求部門列出目標體系后,應明確與各目標對應的不同功能,包括基本功能、拓展功能等,并形成較完整的功能說明方案。

3.比較能實現功能的所有方案。需求部門應考慮能實現功能的所有方案,將關注點落在功能實現上,而不能局限于某一具體產品。具體需要明確是否有現貨能滿足功能,有無替代產品或方案,產品或方案之間的差異大小、優劣勢及成本價格差異,分析市場競爭情況。成本價格應包括采購成本、使用成本、維護及處置成本等項目生命周期的所有成本。

需求論證

企業集中采購可依據項目的具體情況來組織項目需求論證工作。企業可自行成立小組或聘請外部專家,從技術角度對項目進行論證。如項目所采用技術的先進性、成熟度,同類技術在項目實施上的對比,性價比,對現有設備及數據的兼容性等。在采購需求基本確立、采購文件初步完成后,預留時間由潛在投標供應商對采購文件提出建議。然后再對潛在供應商提出的建議進行評價,全面系統地依據論證內容對采購需求進行論證,形成完整的論證報告。

總之,通過需求項目分析及論證,可以為采購活動的順利開展并實現預期目標打好基礎,有利于節約企業資金,實現物有所需、物有所值的目標,發揮集中采購的積極作用。

 

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