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怎樣編寫出實質性響應的投標文件

發布時間:[2013/7/2 9:43:45]點擊:2846

    《政府采購法》是一部關于政府采購方式和程序、參與主體、政府采購合同等方面規定的實體法,該法第三十六條第(一)款關于“符合專業條件的供應商或者對招標文件作實質響應的供應商不足三家的”應予廢標,對這句話中間的“實質”二字的解釋,本法沒有專門的詮釋,有人認為實質就是對招標文件的完全響應,有的認為是對投標報價的響應,有的認為是對招標合同條款的響應,等等。各種說法不一而足,以致在實際操作中各執己見,莫衷一是。因此,弄清“實質響應”這一概念是每一個代理機構的一道顯而易見但需要認真思考的“難題”。 

      

    實質性響應是訂立合同的基礎

  政府采購過程實際上是一個訂立買賣合同的過程。當事人訂立合同,采用要約、承諾方式。要約人提出訂立合同的條件,受要約人完全接受,表明雙方的意思表示一致,合同的訂立過程結束。要約是一方當事人向另一方當事人提出訂立合同的條件,是希望對方能完全接受此條件的意思表示。發出要約的一方稱為要約人,受領要約的一方稱為受要約人或承諾人。要約是招標投標和政府采購中經常使用的一個專業術語,它與投標人的承諾形成一個矛盾的統一體,沒有要約,巧婦難為無米之炊,承諾也就不能存在,只能先有要約,然后才能出現承諾。要約存在于承諾之中,或承諾包含在要約之中,則稱為實質響應,如果要約不能在承諾中完全體現而有所折扣,那么就不能說是實質響應,或者只能說響應不充分。招標與投標實質上是一種買和賣的行為,只不過這種買與賣完全遵循著公開、公平和公正的原則,按著法律規定的程序和要求進行,這與傳統的物資采購相比,無論從采購的管理思想還是采購方式都有很大的不同。對于招標方來說,采購的所有要求和條件完全體現在招標文件之中,這些要求和條件就是評標委員會衡量投標方能否中標的依據,除此之外不允許有額外的要求和條件。而對于投標方來說,必須完全按照招標文件的要求來編寫投標文件,如果投標方沒有按照招標文件的要求對招標文件提出的要求和條件作出響應,或者作出的響應不完全,或者對某些重要方面和關鍵條款沒有作出響應,或者這種響應與招標文件的要求存在重大偏差,這些都可能導致投標方投標失敗。例如某招標文件確定投標有效期為90天,而有的投標企業并沒有響應,在投標文件中卻明確自己的投標有效期為60天。這樣既使你的投標文件做的再出色,其他方面的承諾再好,僅此一條就在評標開始前的符合性檢查中被淘汰出局了。

         

    實質性響應的基本要素

  招標文件的內容大致可分為三類:一是關于編寫和提交投標文件的規定,載入這些內容的目的是盡量減少符合資格的供應商或承包商由于不明確如何編寫投標文件而處于不利地位或其投標遭到拒絕的可能性;二是關于投標文件的評審標準和方法,這是為了提高招標過程的透明度和公平性,因而是非常重要的,也是必不可少的;三是關于合同的主要條款,其中主要是商務性條款,有利于投標人了解中標后簽訂合同的主要內容,明確雙方各自的權利和義務。其中,技術要求、投標報價要求和主要合同條款等內容是招標文件的內容,統稱實質性要求。所謂招標文件實質性響應招標文件的要求,就是投標文件應該與招標文件的所有實質性要求相符,無顯著差異或保留。如果投標文件與招標文件規定的實質性要求不相符,即可認定投標文件不符合招標文件的要求,招標人可以拒絕該投標,并不允許投標人修改或撤銷其不符合要求的差異或保留,使之成為實質性響應的投標。投標文件的實質性響應應從以下幾方面考慮:

  1、基本條件的實質響應:投標人是否符合參與投標供應商基本條件(見《政府采購法》第二十二條規定),供應商只有滿足上述條件,才能算是一個基本滿足投標條件的供應商。如超出經營范圍投標、資格證明文件不全、投標文件無法人代表簽字、或無法人代表有效委托書和相關身份證明等沒有滿足招標文件要求,那么該投標則有可能被拒絕。

  2、特定條件的實質響應:《政府采購法》第二十二條規定“采購人可以根據采購項目的特殊要求,規定供應商的特定條件”,投標供應商除了應滿足基本條件外,還應滿足特定項目的特定條件。一方面,投標人一定要搞清楚,招標人到底是要求那個特定的資質,你是否具有這個特定資質,而且投標人所提供的各種資質證書必須是投標人本身所具有的,名稱保持一致(母公司使用子公司或子公司使用母公司的證書都不會被認可)。另一方面,對某些產品的特定要求。如對通訊產品需有工信部頒發的入網許可證;對安全產品需要有公安部的《計算機信息系統安全專用產品銷售許可證》、中國信息安全產品測評認證中心的《國家信息安全認證產品型號證書》;對軟件產品可能會要求投標人具有國家版權局的《計算機軟件著作權登記證書》等一些特定要求。還有,投標人有時也會要求投標人對某些重要產品提供原制造廠商的產品特別授權等。再次,就是技術規范的實質響應,每一個政府采購項目都有其特定的技術規范要求,投標文件只能滿足或優于(正偏離)主要技術規范要求,而不能低于(負偏離)主要技術規范要求,否則其投標肯定要被拒絕。這些均屬于特定資質條件的實質響應。

  3、合同條款的實質響應:是否接受招標人提出的合同條款。招標人在招標文件中一般都會把合同條款告知投標人,要求投標人接受該要約,以免中標后雙方就合同條款扯皮。

  4、質量保證期的實質響應:質量保證期是一個很重要的指標,也是與投標報價密切相關的一個指標。

  5、投標保證金的實質響應:為了防止投標人在投標有效期內隨意撤回自己的投標文件,或者反悔對招標文件所作出的響應和承諾,從而影響招標工作和對其他投標人帶來損害,招標文件中都明確投標人要提交投標保證金。對投標保證金,本地企業只需帶支票即可,非本地企業則要了解中標人的賬號、開戶行,并將投標保證金提前匯出以使保證金在投標截止前到帳(要考慮到不同銀行間的轉賬時間),或開好匯票、銀行保函,投標時或投標前當場交給招標人。

  6、聯合體投標的實質響應:除非該項目的招標文件明確規定不接受聯合投標,否則就可以視為招標人接受聯合投標。

  7、投標報價的實質響應:投標報價應按招標文件規定的格式進行,報價內容不能有重大缺漏,如投標函格式,開標一覽表中所要求的價格、工期、質保期等內容是否均已填寫,報價明細表中的公開報價、折扣、匯率、人民幣報價格式等是否按要求提供。

  8、投標有效期的實質響應:投標人在投標時必須要滿足招標人的投標有效期要求,在投標有效期內,對招投標雙方均具有約束力。

  9、投標截止時間的實質響應:在投標截止時間后遞交的投標文件肯定會被招標人拒絕。

  10、投標文件密封性的實質響應:必須按要求對投標文件進行密封。

  11、廢標或無效投標條款的實質響應:必須按要求響應招標文件有關廢標或無效投標條款。

  12、交貨(工期)時間的實質響應:投標文件載明的招標項目完成期限不能超過招標文件規定的期限;必須按招標文件中規定的交貨時間作出響應。

  13、其他實質性響應:投標文件載明的貨物包裝方式、檢驗標準和方法等不符合招標文件的要求;投標文件載明的貨物包裝方式、檢驗標準和方法等不符合招標文件的要求;投標人應當在提交投標文件的截止時間前,將投標文件送達投標地點;投標企業在投標截止時間前對投標文件做必要的補充、修改,甚至撤回投標文件,法律上是允許的;以及其他投標文件附有招標人不能接受的條件等,都不是對招標文件作出的實質性響應。

      

    作出實質性響應的有效方法

  對招標文件要求作出完全的實質性響應,關系到每個參加投標的供應商能否中標(成交),作為一般供應商來講,要做好一個項目的政府采購投標文件,光有良好的愿望還只是一個方面,尚必須對參加每一個投標政府采購項目作出仔細的推敲和科學的安排,方能吃到勝利的果實。其方法有如下幾個方面:

  一是分塊法。招標文件一般有幾個方面,如前文所述,即價格、技術、服務三大塊,那么如何樣才能保證三大塊都能做到恰如其分的準確解讀,而不被遺漏?最有效的辦法,就是分解招標文件,讓本公司通曉價格、技術、服務等方面的人才分別理解招標文件的有關章節,對照招標文件的文本格式草擬投標文件,這樣做較一個人困在斗室里“閉門造車”要科學、簡便得多,同時,也發揮了群策群力的效果,是一個不可多得的好方法。

  二是詢問法。政府采購是一個朝陽事業,在我國實行不久,需要投標人不斷地摸索,總結經驗、汲取教訓。最可行的辦法就是向制作招標文件的政府采購中心詢問,對其中一些不能明白的概念、規定和要求,以書面的方式征詢意見,同時可以將自己草擬的投標文件樣本拿給他們看,看是否做到了完全響應,如果沒有完全響應響應,怎樣改進,可以要求他們作出肯定的答復。

  三是查閱法。政府采購工作是一項邊學邊干邊成熟的工作,沒有哪一個先天就是老師,只有不斷地學習才能不斷地進步。為了求得對招標文件的正確理解,必須從多方面、多渠道進行學習,可以通過互聯網信息查詢、供應商之間相互切磋、圖書館資料查詢,還可以向政府采購監管部門請教。

  四是觀摩法。政府采購在我國方興未艾,各種各樣的學習培訓班很多,有關的業務知識講座、研討活動也層出不窮,作為一個有志在政府采購領域有所作為的供應商朋友,可以或多或少地抓住機遇,將其作為學習提高的加油站,對于增強在政府采購活動中的勝算是大有裨益的。

 

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